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长沙会务公司:安排会议议程顺序的方法

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

根据会议的性质和议题的具体情况,议程顺序的安排可以分别采取下列方法。


先主后次

如果次要的议题数量较多且需要花较多的时间讨论研究,或会议时间有限.可采取先主后次的方法,即会议一开始先讨论研究主要议题,以保 证开会时与会者头脑清醒,精力充沛,同时也确保有足够的时间研究主要议题。


先次后主

与先主后次的方法相反如果次要的议题数量较少,而研究主要议题可能要花较多的时间,可采取先次后主的方法,即会议开始后先将一些次要 的议题解决掉,然后集中精力讨论研究主要议题。


先报告,再审议,后表决

需要对提交的文件进行表决的会议,一般都采取先报告,再审议辩论,最后付诸表决。


先总结,再表彰,后交流

总结表彰交流会,一般采取先对某项工作或某项活动作总结性报告, 然后宣布表彰决定和表彰名单并颁奖,最后进行交流发言并安排领导 讲话。


按议事规则排列

如已制定会议的议事规则。则议程顺序的安排应当遵守其规定。


会议议程所涉及的内容

会议的议程如同有序排列的轨道,可以令会议在预定的方向上有步 骤、有计划地进行,所以会议的议程内容十分重要。一般来说,大多数的 会议议程内容都需要包括以下几个方面的内容。

会议场地 (2).jpg

开场

主持人的开场白是会议开始后首先需要进行的部分。开场白的内容包 括:必要的与会者介绍,此次会议所要解决的问题,问题的有关背景,此 次会议的目标等各方面的内容,甚至有时还要透露主持人或召集者的态 度。开场白的内容范围由会议召集者来恰当把握,但具体内容应由主持人 本人来控制。


基本情况介绍

在主持人的开场白中提出问题后,应设计由几位与会者介绍他们对这 个问题所掌握的情况,这样可以令其他与会者对这个问题有一个初步的概 念,并且可以以这些基本的情况为出发点进行思考,为之后的讨论做 铺垫。

这里有两点需要注意:一是,介绍者应是提前指定并对问题有了一定 研究的人,他们介绍的情况应当是可靠的;二是,介绍者的发言应简练扼 要、重点突出,不需要介绍更多细节方面的问题。因为即使介绍了,其他 与会者也不一定能记得下来,至于一些细节问题,可以在讨论阶段再详细 介绍说明。


自由发言讨论问题

虽然是自由发言,但实际上仍应提前拟订一个大致的顺序。这个顺序 可以让一些反应较快、性格外向的与会者首先发言,再让一些思考时间较 长、较深入的与会者接着发言,这样可以避免出现无人发言的尴尬场面, 并且可以使整个讨论逐步深入,从而调动和活跃大家的思维。

在差不多每个人都表明了自己的观点之后,会议的讨论就该进入更激 烈的阶段了,这时与会者极容易分为几派,并且有些与会者会彼此针锋相 对,虽然场面可能会有些混乱,但这时正是问题讨论最深入的时候,可以 令所有的矛盾都自行充分暴露出来,为后面作出的决议做准备。


结论

在充分的讨论之后,就需要逐步地进行意见整合,找到共同点,在分歧上相互妥协。这时候,主持人就应处在主导地位,他的主要任务是促成 与会者们的意见相互配合,达成一致,最后以一定的形式表述出来,提交 上级或向下级传达。


会议结束

会议达成决议后,还没有正式结束,会议主持人或是会议组织者一般 都需要对会后的工作进行简单的安排,或明确地向与会者布置任务。


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