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确定会议议程的基本要求

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

会议的议程应当表明需要讨论的事项顺序。对议题的安排应认真考虑, 以保证最好的逻辑顺序。按排好会议议程的基本要求有如下几个方面。


要按照议题的轻重缓急编排出来会议的议程

这就是说紧要的事项应排在议程的前端,不紧要的事项则应排在议程 的后端。这样做的好处是:如果在预定的会议时间内无法将全部议案处理 完毕,但起码较紧要的议题已被处理过。那些较不紧要的议题.则可另择 时间处理,或是并入下次会议中再予以处理。

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明确每一个议题所需的时间并标示出来

排定会议议程的一个重要要求,是根据会议议题确定议程顺序和时间安 排。当会议涉及多项议题时,会议组织者或主持人应掌握每个议题可能需要 的时间进度,并明确标示出来,以免出现各个议题讨论时间不平衡,或者出 现延误时间、打破议程的问题。当然,组织者或主持人也要根据会议的实际 进展和议题讨论的情况,灵活做出调整,以尽量保证会议按议程有序进行。


事先通知与会者,以使其做好准备

为让与会者对会议及早做准备——包括心理准备及物质准备,议程一 定要随会议通知事先发给与会者。虽然并非所有会议都需要正式的议程, 但是与会者至少应当事前有所了解。以便做好准备。议程是受到尊重还是 被忽视,这与会议组织者对它的利用程度是成正比的。


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