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会议地点的选择要求

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

会议地点,又称“会址”。既是指会议召开的地区,又是指会议召开的具体会场。选择会址与会场应当根据会议的规模、规格和内容等要求来确定,应当注 意会议地点的物质条件——设施、环境和工作人员对会议的成功举办起着关键的 作用。一般情况下,会议组织者和策划委员会将直接参与会议的选址工作,不 过,还有很多时候,会议地点的选择是由其他人来完成的。

会议场地 (2).jpg

(一)会议地点的选择要求

要综合考虑各种因素,选择恰当的会议地点。

1. 交通便利。会场位置必须让领导和与会者方便前往。应选择在距领导和 与会者工作地点均较近的地方。

2. 会场的大小应与会议规模相符。一般来说,每人平均应有2平方米~3平 方米左右的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短,时间长的会议场地 不妨大些。

3. 场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、 音像设备要尽量安全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用特殊设备,如 演示板、电子白板、投影仪、计算机等。最好有窗帘,在放投影资料时才能看清 楚,插座电源及白板、麦克风等要齐全。

4. 场地应不受外界干扰。尽量避开闹市区。同时,“外界干扰”还包括室外 的各种噪音,打进会场的电话、手机、呼机以及访客参观等。因此应在场外挂起 “会议正在进行中,谢绝参观”的牌子,并要求关闭所有的手机、呼机。会场内 部也应具有良好的隔音设备,以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

5. 选择会议地点应考虑有无停车场所。

6. 场地租借的成本必须合理。


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