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确定会议时间要力求紧凑科学

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

总的来说,确定会议时间要力求紧凑科学,避免耗时耗费,保证与会有关的 主要人员基本都能到会。地点要选择与会者比较集中和交通比较便利的场所,距主办单位也不宜太远,避免给会务工作造成不便。

一、确定会议时间

会议时间有三种含义:一是指会议召开的时间;二是指整个会议所需要的时 间、天数,即会期;三是指每一次会议的时间限度。

(—)会议召开的时间

召开会议的时间应当在会议议题确定下来之后,原则上应尽量赶早不赶晚。 那么,某个会议什么时间召开最合适?要谨记三原则:

首先是需要。如一年一度的职工代表会议,宜在年初召开,既利于总结上年 的工作、生产成果,又利于部署新一年的工作、生产计划,通过各种预算等。有 些会议如农业生产、学校教育等领域的会议本身就有很强的季节性或季度性。

其次是可能。会议召开时间要根据会议的主持人或主办会议单位的主要领导 人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出席会议来确定,尽量让每位与会者都 能来参加会议。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会,常定在下班前半小 时,而不是安排在刚上班时。

在此要注意一点,会见会谈性会议应当事先同主、宾双方商议之后,再确定 会议召开的时间。

再次是适宜。先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜,主要领导 出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议,紧急会议除外。有外部人员参 加的会议,要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公 司工作或生产经营的规律,尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人 员多、时间长的会议。

此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素,比如会议旅游尽量不安排在 旅游黄金期。企业的新闻发布会要避开重大的事件、会议,比如“两会”期间报 纸版面较紧张,记者也大多有安排,时间上不能保证。当然有时则要趋近于某些 时机,比如相关性大的时候,可起到借势的效果。

会议场地 (14).jpg

(二)会期。即整个会议需要的时间

会期可长可短,尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟;多则几天、十几天甚至 长达2~3个月。会议组织者应尽可能准确地预计会议需要的时间,并在会议通 知中写明,便于与会者有计划地安排好工作。

确定会期应当与会议的内容紧密联系。即内容多、议题复杂、需要与会人员 充分发表意见的会议,会期可长一些,反之可短些。确定会期也应当遵循精简效 能的原则,尽量开短会。为此,可以釆取限定发言时间的做法,以提高会议的效 率。

(三)会议时间限度

确定会议时间的长短应与会议内容紧密联系,据心理学家测定,成年人能集 中精力的平均时间为45至60分钟,超过45分钟,人就容易精神分散,超过90 分钟,普遍感到疲倦,因此每一次会议时间连续最好不超过1小时。如果会议需 要更长时间,应该安排中间休息。有些会议考虑到议题多、赶时间,所以经常超 过1个小时、2个小时甚至3个小时都不安排中间休息,实践证明这种疲劳式开 会的会议效果并不好,因为它违反了人们的生理规律与有效会议周期律。所以除 了安排中间休息外,也要注意会议议题应集中,日程安排应高度紧凑,尽量缩短 时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内,超过这一限度,会议效果呈下降 趋势。所以,为提高效率,应尽量开短会。

此外,安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9: 00-11: 00,下 午2: 30T: 30,人们办事的效率较高。


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