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确定与会人员范围及人数

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

(一)选定与会人员方法

会议由哪一级人员参加、由哪些单位派人出席、哪些单位派人列席,事先都 应全面考虑好。这与会议议题的安排一样,决定权在会议组织者(领导)手中。 秘书工作部门在接受委托以后,可以提出参加会议的参考名单,供领导选择、决 定。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。

什么人应当参加会议,有些情况下是固定的。比如中央全会,中央委员是当 然与会人;政治局会议,政治局委员是当然与会人;省的常委会议,省委常务委 员是当然要参加会议的。此外,有些会议,其名称就确定了大部分的参加人员, 如:省、市政府农业会议,自然是要主管农业的省长、市长参加;另如县委书记 会议、工业市长会议等等。

即使这样,仍需要会议工作人员提出与会人员名单,送请有关主管领导审 定。这里特别需要注意的是,一定要对列席人数加以控制,列席的人员过多,就 会影响会议效果。

对一些没有固定与会人员的会议,例如民主人士座谈会、知识分子问题座谈 会,还有一些大型的报告会、传达会等,会务工作人员必须根据领导机关的原则 指示与要求,全面考虑后,提出与会人员名单;如果领导自己拟定与会人员名 单,会议工作人员可以提供有关资料或提出补充意见,请领导参考。

那么到底怎样确定与会人员范围及人数呢?

首先应该确定的是,出于对会议成本的控制,应该控制与会者数量。但这种 控制不以降低会议的目的和效果为代价。所以,确定与会者应该考虑以下因素:

(1) 与会者是不是必要成员?

(2) 与会者的级别或地位是否适合?

(3) 与会者在中心议题的专门知识方面,是否确有需要或能有所贡献?

(4) 与会者是否直接参与会后执行?

(5) 与会者是否有利于会议目标的实现?

(6) 与会者是否具有达成某项决议的能力?

(7) 与会者是否能因参与会议而获得好处?

(8) 与会者是否具有行政或法律责任来进行审查或决定?

(9) 与会者是否能全身心地投入?

(10) 与会者是否会对他人造成妨碍,从而影响会议的整体成效?

以上只是在选与会者时的一个参考标准,但并不意味着这些人非出席会议不 可。如果情况允许的话,会议组织者可以在会前约见他们,并征求他们的意见。 这样做,可免除他们出席会议,而只在会议之后,将开会的结果通知他们。

会议场地 (13).jpg

(二) 确定与会人员时应掌握的原则

提名与会人员,应当掌握以下原则;

一是控制会议规模。与会者人数不宜太多,这是因为会议的成本非常昂贵, 因此对于没有必要岀席或列席的人士,尽量不要让他们参加。其次,在定好的会 议时间内,与会者人数一多,则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。第 三,与会者人数一多,沟通将趋于困难。例如当与会者只有3个人的时候,沟通 渠道只有6个;与会者增至4个人,沟通渠道增至12个;与会者增至8个人, 沟通渠道增至56个,其余依此类推,沟通渠道越多,与会者对信息的掌握能力 将越低。

二是周到全面。不要将控制会议规模作为硬性的唯一参数,对于难以分辨是 否应该邀请的人士,最好能采取“宁可邀请,而不排斥”的原则,邀请他们参 加,以免遗漏。

日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的领导列席;临时性会议,属于征 求意见性质的,应请有关方面的主要领导同志和代表参加;属于专业性质的,应 请各有关方面主管该项工作的领导同志、专家和在该方面有实际经验的工作者参 加;属于纪念、庆祝性质的,应请一些有名望、影响及所纪念、庆祝事项有关的 同志及各民主党派人士、各界代表参加。

三是宽严适度,准确无误。从有利工作和便于保密的角度出发,做到提名合 情合理,不宽不严,不错提,不漏提。

四是无论出席或列席会议人员,均不带助手。

五是会议秘书工作人员提出的与会人员名单,需要报请领导同志审核后方能 最后确定。


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