文章来源:长沙会务公司，编辑:开会乐会议服务平台
1. 传递会议通知信息。会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的 重要环节。
在作出了召开会议的决定以后，应将有关会议通知信息传递给与会者。通知 的传递可以通过当面告知、打电话、发传真、书面形式或电子邮件的形式进行。 可以根据会议的性质、参加的范围、时间的缓急和保密要求选择适当的通知方 式，必要时可以同时使用两种以上方法，以确保通知信息的有效性。
会议通知内容的传递要尽可能详尽、明确。书面通知的内容一般应包括：会 议名称、主办者、会议内容、参加对象、会议的时间与地点、其他事项、联络信
2. 分发传递会议文件。有些会议文件要在会议召开之前发给与会者，有些 则在会议召开时分发。但无论何时分发，都应尽量提前做好文件分发的准备工 作，落实各项分发工作。
(1) 准备。分发文件前可以按照与会人员名单，给每人准备一个文件袋，在 文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”字样；
(2) 登记。分发重要文件一般要登记编号。文件编号通常印在文件首页的左 上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件应注明密级；
(3) 附清退目录。一些征求意见稿或保密性文件，需要在会后退回的，分发 时应附上一份文件清退目录或清退要求的说明；
(4) 装封。对于需要提前发出的文件，首先要认真检查核对，明确文件的发 送对象，确保发送的文件准确无误。查文件份数，查有无附件，查有无多发、重 发、漏发的单位或个人。其次，将文件装入文件袋，封上口。封口要牢固，以免 文件信息在传递过程中滑岀。然后，在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地址与 邮政编码；
(5) 发出。发出会议文件时，要根据会议的规模以及会议文件的性质，采用 合适的传递方法，及时将文件分发给与会者，避免漏发。重要文件及保密文件分 发时要履行签收手续，会议召开后临时分发的文件，秘书要做好记录。会议文件 的分出方法有：
1) 提前发出。对需提前发出的文件，应按照会议的时限要求与保密程度选 择适当的文件传递方式及时发岀。内容重要又须事先送达与会者的文件，可派专 人递送或用传真、特快专递送达。
2) 签到时发出。较大规模的会议可在与会人员签到时由工作人员分发给与 会人员：中小型规模的会议的主要文件及会务管理文件，如工作报告、议程、日 程安排、作息时间表、会议须知等尽可能在与会者报到时分发。
3) 会中发出。领导讲话、会议快报、简报及其他会议资料，需要在会中分 发。所发文件或资料，如需要收退的，应在文件的右上角写上收文人姓名，收文 时要登记，为清退创造便利条件。
4) 现场发出。会议期间使用的文件大多数可以在会议现场发出。特别是人 数较少的小型会议，会议的信息资料可以放置在会议室的桌面上，由与会人员直 接拿取。
3. 沟通传递会议有关情况。在会议组织与活动中有许多事项需要沟通与联 系，必须做好会场内外、与会者之间、会议活动上下之间的沟通。
(1) 会场内外的沟通与联系。会议期间会场内外随时要进行文件的传递或事 项的沟通，如有关部门转送给领导批办的文件，有关的重要紧急情况，重要的电 话、电报、信件等，应及时传送给领导或相关人员。
(2) 办好会议简报、快报传递信息。会议期间要认真做好记录工作、情况汇 总工作，编写和印发会议简报、快报，作为会场信息沟通的工具和分组讨论各组 间信息沟通的重要渠道，及时向会议领导和与会者提供会议期间的动态信息。也 可以此作为形成会议纪要等会议文件的信息依据。
(3) 向领导传递信息。利用会间休息时间，广泛征求与会者的意见、建议和 要求，交将搜集的有关情况及时进行综合处理，分类向领导汇报，以便将具体问 题及时予以解决。
(4) 发布会议新闻。重要的会议需要发布新闻报道，要做好新闻发布工作, 加快会议精神传播的进度和扩大传播的范围，扩大会议的影响，提高会议的透明 度，利于会议精神的贯彻落实。
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