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常见会议组织机构及其分工

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

(一) 国际会议的对内领导小组

在我国举办重大的国际会议时,由于需要中央和地方各个部门的支持,同时 也由于涉及面广,为了协调和调动各方面的人力、物力和财力,有必要由主办单 位牵头与各有关单位和上级主管部门协商,成立会议的对内领导小组。领导小组 由有关部门有调配人、财、物等行政权力的负责人组成,一切重大问题应经过领 导小组集体讨论确定后方可实施。领导小组不宜对外公开,一切公开活动应以中 国地方组织委员会的名义出面对外。

(二) 本地组织委员会

如果是国际组织的国际会议,申办机构中的组织委员会就顺理成章地过渡到 组织会议时的组织委员会,由主席、副主席和委员组成,它是会议最重要的领导 机构。本地组织委员会对国际组织和对内领导小组负责,要定期向它们汇报会议 的筹备情况;随时对大会秘书处的工作给予指导、监督、检査,保证会议顺利筹 备和按时召开;在整个筹备期间组织委员会至少要开三次全体会议,根据会议的 筹备进度,第一次会议的时间通常定在会议开始筹备前;第二次会议在论文接受 之后和注册通知发出之间;最后一次是在会议临近时召开。

(三) 会议程序委员会或学术委员会

在学术性比较强的大型会议中,程序委员会有时也叫学术委员会。程序委员 会设主席一名,副主席一至两名,成员数名。委员会的人数可视会议的规模和需 要而定,但不宜过多,必要时也可邀请国外学者参加,以保证学术上的权威性。 学术委员会负责会议有关的一切学术活动,具体任务是拟订会议的学术主题和主 要学术内容;负责论文征集和评审;编制会议学术日程;安排会议期间的学术交 流以及向组织委员会提出满足学术交流的会场和设备等要求。

(四) 会议秘书处

秘书处是会议的常设机构,它在组织委员会的领导下负责会议的全部筹备工 作。秘书处成员一般应为专职人员。秘书长是整个会议组织工作中的关键人物, 应选择年富力强、懂专业、具有一定的行政管理和组织工作才能的人士担任,如 果是国际性会议则要求秘书长英语水平高。规模比较大的会议还可以设立几名副 秘书长,协助秘书长分管不同方面的工作。秘书处应定期开会,研究会议的筹备 情况,指导各个职能小组的工作。秘书处还要定期将会议筹备的情况以口头或简 报的形式向大会领导报告。

(五) 工作小组

秘书处可下设不同的工作小组。开始筹备时,由于许多工作还没有开展,可 以只设少数几个工作小组,例如学术组和会务组就可将主要的工作全部负责起 来。随着会议筹备工作的全面展开,工作人员逐渐增多,工作越分越细,可不断 增加新的小组,如宣传组、安保组和交通组等。

会议场地 (3).jpg

下面是各个工作小组的主要职能。

1. 会务组。会务组是所有工作小组中最重要的小组,主要工作是编辑、印 刷和发放所有的会议文字材料、会场和设备的预订和现场的管理、所有大型活动 的安排和组织、接受会议代表的会前和现场注册、会议期间工作人员的管理、会 议网站的建立、更新和维护等。

2. 学术组。在大型学术类会议中,学术组在程序委员会的领导下,负责具 体的学术筹备工作,主要内容包括起草征文通知中的全部学术内容、接收论文、 组织论文评审活动和发出论文接受通知、编辑和出版论文集、起草注册通知书中 的全部学术内容、制订会议期间的详细交流日程、安排代表的发言顺序并选定各 分组会议的主持人、提出会场和设备的使用计划、组织现场的学术交流活动和安 排专业参观、组织会后的学术交流的学术内容等。

3. 接待组。接待组主要负责会议代表的食宿安排,会前要联系代表所用饭 店预订数量和协调价格,在会议现场协助饭店办理会议代表的入住和离店手续, 安排会议代表的餐饮并负责安排会议代表的机、车票。

4. 旅游组。旅游组负责会议所有与旅游有关的活动,主要工作包括提供各 轮通知书中的旅游部分的内容和价格、确定国外旅游机构安排代表的国际旅游、 安排会议期间陪同人员的活动和晚间活动、安排会议期间的旅游参观活动及会前 和会后在其他城市的旅游。

5. 财务组。财务组负责编制会议预算、收取会议代表的各项费用、按预算 支付会议的各项开支、筹备情况发生变化时及时调整预算并向会议各级领导汇 报、会议结束后完成财务报告。

6. 集资组。集资组主要负责编制集资文件、搜集所有可能给会议赞助的个 人和单位的名单、并与这些个人和单位进行联系和谈判、确定集资数量和条件、 签订集资合同和催要赞助款等。

7. 贵宾接待组。贵宾接待组的接待范围很大,包括参加会议主要活动的国 家和各部门的领导人、会议邀请的大会特邀报告人等。该组的工作内容主要有参 与接待贵宾的礼宾活动和安全保卫活动,负责会议特邀报告人的机场接送和安排 住宿等。

8. 宣传组。宣传组负责会议的所有宣传报道工作,通过舆论工具宣传会议 的内容及其重要性。如承办新闻发布和宣传报道方面的事宜、组织、安排、协调 记者的釆访活动、音像资料的录制、管理工作等。

9. 安保组。安保组的主要工作是:

(1) 承担安全保卫方面的事宜,包括各个会场、代表住地以及代表集体外出 活动的安全保卫、警卫工作。

(2) 负责会场和代表住地车辆疏导。

(3) 协助会务组搞好证件的查验工作。

举办重大的国际会议时,我国的公安系统和交通管理系统都会参与会议的组 织工作,以保障会议能够顺利进行。会议的安保组要密切配合他们的工作,迅速 处理一些突发事件,主要包括会议代表的猝死和伤病、护照和钱财以及其他贵重 物品的丢失以及一些不利于我国安定团结的政治活动等。

10-交通组。特大型会议有各种各样的活动需要妥善安排交通,因此在安保 组之外要设交通组来负责会场和代表住地车辆疏导。会议交通组需要制订详细的 交通计划、管理司机和进行现场车辆的调动,为会议的各个活动提供交通保障。

11.展览组。如果会议不设立单独的展览委员会,则可在秘书处下设立展览 组来负责所有与展览有关的事务。即使展览承包给某个展览公司,会议秘书处也 要指定专人负责展览工作。


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