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长沙会务公司为你分享会议策划的相关知识点

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

在做会议筹备策划之前,应该先了解一下会议策划的相关知识点。

不论什么行业的企业或单位举办会议,不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题:

(医)需要做些什么

会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以 制定出旨在完成手头众多工作的计划。

(二)谁来筹划会议

从秘书到公司总裁,每个人都可能会多多少少参与会议的筹划,只不过有人 是专职从事这项工作,有人是兼任此职。无论是专职还是兼职,最终目的都是使 会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

1.会议筹划者的职责。作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项要求能反映会议筹划者这一角色的多面性。

(1) 善于与人共事。

(2) 善于注意小节。

(3) 善于解决问题。

(4) 善于与人协商。

(5) 能够管理会议财务事宜。

(6) 熟悉酒店运作。

(7) 能够安排恰到好处的菜单。

(8) 能够熟练操作电脑。

(9) 能够熟练地与视听服务公司打交道。

(10) 能妥善接待贵宾和外国客人。

(11) 熟知各种礼仪。

(12) 行事果断、执著。

2. 会议筹划者的任务。制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要 并达到会议确定的目标。

(1) 制定会议议程。

(2) 了解可供使用的场所和设施情况。

(3) 选择或提议合适的场所。

(4) 检查并比较各项设施。

(5) 安排交通事宜。

(6) 协调会务工作人员的活动。

(7) 招收、培训会务人员和广告人员。

(8) 制定可行的预算或按既定预算安排有关工作。

(9) 确定各项工作的时间表。

(10) 视察选定的场所和设施。

(11) 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)。

(12) 确定印刷公司。

(13) 安排食品、饮料等有关事宜。

(14) 讨价还价。

(15) 同会议发言人和各位贵宾进行联系。

明确策划责任人和策划人任务之后,作为会议策划人还应该知道,会议有各 种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因 此会议策划之前的一个重要工作是问清楚会议主办方的想法、目的、预算等方方 面面的信息,通过收集这些信息能避免下一步的策划构思偏离方向。因此在你筹 划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要 求达到的结果,如果你们的意见相符,你才可以做下一步的筹划:

(1) 预计何时召开会议?

(2) 会议预计召开几天?

(3) 打算在什么地方召开会议?

(4) 会议形式或程序是什么?

(5) 需要多大的场地?

(6) 以前开过这样的会议吗?结果如何?

(7) 将有多少人到会?

(8) 会议预算是多少?

(9) 与会者对费用开支很在意吗?

(10) 打算选用什么级别的酒店和设施?

(11) 打算选用最高级的房间标准是什么?

(12) 谁来制作会议邀请函?

(13) 会议需要向与会者打印相关资料吗?

(14) 会议的发言人有哪些?

(15) 会议需要什么样的视听设备?

(16) 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次?

(17) 与会者可以携带家属吗?

(18) 打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些 特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动?

(19) 谁来承担这些活动的费用?

对上述问题有初步了解后,正式开展会议筹备策划。


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