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会议期间的住宿该怎样安排

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

在大中型的会议中,往往涉及到与会人员的住宿问题。这项工作也是会务工作不可缺少和不可忽视的。比如会议伙食安排得不好,就会直接影响到与会人的情绪。另外,伙食管理一旦违反管理规定,造成与会人员食物中毒,那问题就更加严重。

会议生活管理和服务工作,乃至于整个会务工作,是一项默默无闻的工作,会务人员 应乐于奉献,甘当无名英雄,因为会务工作虽然平凡,但却十分重要,做好了,使会议得 以顺利进行。一旦某一个环节、某一个细小的事情没有做好,就会对会议产生不利影响, 有的甚至出大乱,造成工作被动。

作为从事具体会务工作(包括生活管理和服务工作)的人员,当然也应该增强工作责 任心,耐心、细致地做好各项会务工作。

一、食宿安排计划

对会议期间的食宿安排,会务负责人或秘书人员要心中有数,制定具体的计划。

(-)制定计划的依据

制定食宿计划的依据主要有以下几点:

1.会议的规模

会议的规模主要指参加会议的人数”除了正式代表外,还要考虑列席会议的人数、服 务人员的数量、随从人员、司机以及家属的人数。通常要根据会议通知大体计算与会的人 数,并留有一定的余地,在会议报名和报到时再加以调整并及时通知有关方面。

2.会议的类型

会议的类型决定了与会人员的构成和对食宿的要求。有的会议可能不存在随从、司机 及家属问题;有的会议会期仅半天或一天,可能只有餐饮而没有住宿问题;有的会议可能

要根据具体情况,将领导同志、贵宾等与一般与会人员、服务人员分别安排食宿。

3.会议的经费

会议经费情况决定了食宿安排的标准。制定计划的重要内容是计算所有人员的食宿消 费标准,然后依据该标准联系或安排食宿。如果会议属于食宿自理的,要将承办会议方确 定的食宿标准或当地的消费水平,以适当的方式通知与会人员。

(二)食宿安排计划的内容

食宿安排计划主要包括以下内容:

(1) 住宿、就餐的人数;

(2) 住宿、就餐的标准:

(3) 时间:包括全部食宿起止时间和每天早、中、晚就餐时间;

(4) 就餐地点;

(5) 其他:包括因参观考察外出就餐、住宿等。

二、 生活管理人员的调配、组织和领导

会议的生活管理工作不是任何人都能胜任的,不能认为会议生活管理工作是微不足道 的小事情,而让谁干都行。从事会议生活管理工作的人员应具备以下条件。

(1) 事业心和责任心强,能坚持原则,对工作热情、积极、主动;

(2) 精明、干练,有较强的独立工作能力和组织能力,有认真、细致和脚踏实地的工 作作风;

(3) 精通具体分管的业务工作,如财会、车辆调度、安全保卫等;

(4) 受过专门训练或具有一定的实践经验,熟悉会务工作;

(5) 身体健康,没有传染性疾病,精力和体力充沛。

会议生活管理工作人员一般应从召开会议的各级各部门办公厅(室)或业务部门的工 作人员中选调。

作为会议领导,在会前应对会议生活管理的工作人员进行敬业和职业道德教育,进行 勤俭节约的教育和坚持原则的教育;会议期间,要检查指导他们的工作,发现错误,及时 纠正。管理生活的工作人员既要各负其责,又要一切行动听指挥,重大问题及时请示、汇 报,不得擅自决定,各行其事。

三、 住宿的安排、管理

(一)住宿的安排

会议代表住宿可由总服务台根据报到的先后顺序安排,也可由食宿管理人员大体确定 一个意向和范围。其中要注意以下几个方面的问题:

1.家属与随员

除了会议有特殊规定之外,通常要根据报名或报到情况,将与会人员和家属安排同住。 家属中既有成人,也有未成年子女的,可根据子女年龄或本人意见,在房间内加床或按宾 馆的规定办理。

领导干部或企业负责人带随员的,可征求本人意见,单独安排房间或与随员同住。

2.地区与专业

会议代表来自不同地区的,可考虑将同一地区的集中安排;来自不同行业、专业的, 可考虑将相同行业、专业的集中安排。如果会议专业性、地区性都不强,可按报到的先后 顺序依次安排。

3.特殊安排

如果住宿房间的南北朝向不一,通常要将有领导职务的、年龄偏大的、体弱的和少数 民族与会者以及女士尽可能安排在朝南的房间,其他人员安排在朝北的房间。如果房间是 东西朝向的,可不考虑这一因素。

(二)住宿的管理

住宿的管理包括安全、房间设施与用品的使用和保护等。

1.住宿须知

目前国内许多宾馆、饭店的房间内都有相应的住宿须知。如果房间内没有这类须知, 食宿管理人员要与宾馆饭店方面联系或自己拟定。要注意强调外出返回的时间、设施用品 的保护以及安全等问题。房间内的有些物品可能是单独收费取用的,要告知住宿人员,看 清标志,以免引起误会。

2.服务质量

主要包括送暖、制冷的效果,热水的供送,房间的清扫,床单、枕套的更换等。通常 这些都是饭店宾馆服务的内容,但如果服务质量存在问题,会务人员在了解情况后要及时 向宾馆方面提出,督促解决,以免影响与会人员的情绪和会议的进行。

3.其他事项

如果会议规格较高或经费允许,可以考虑安排向会议代表住宿的房间配送水果,或为代表开通市内电话、长途电话等。


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