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宴会前的组织准备工作

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

目前举行的多为中餐宴会,即按照中式服务方式和传统礼节进行服务,供应我国富有 民族色彩和地方特色的名菜美点,使用中式餐具,饮用中国名酒,是我国传统的具有民族 特色的宴会。

宴会服务可分为4个环节,它们分别是宴会前的组织准备工作、宴会前的迎宾工作、 宴会中的就餐服务和宴会送宾服务。

(―)宴会前的组织准备工作

1.掌握情况

接到宴会通知单后,餐厅管理人员和服务员应做到"八知”、“三了解”。

“八知”是知台数、知人数、知宴会标准、知开餐时间、知菜式品种及出菜顺序、知 主办单位或房号、知收费办法、知邀请对象。

“三了解”是了解宾客风俗习惯、了解宾客生活忌讳、了解宾客特殊需要。如果是外 宾,还应了解国籍、宗教、信仰、禁忌和口味特点。

对于规格较高的宴会,还应掌握下列事项:宴会的目的和性质,宴会的正式名称,宾 客的年龄和性别,有无席次表、座位卡、席卡、有无音乐或文艺表演,有无主办者的指示、 想法,有无司机费用等。

管理人员根据上述情况,按宴会厅的面积和形状设计好餐桌排列图,研究具体措施和 注意事项,做好宴会的组织工作。

2.明确分工

规模较大的宴会,要确定总指挥人员。在准备阶段要向服务人员交任务、讲意义、提 要求,宣布人员分工和服务注意事项。

在人员分工方面,要根据宴会要求,对迎宾、值台、传菜,供酒及衣帽间、贵宾室等 岗位,都要明确,都要有具体分工,将责任落实到人。做好人力物力的充分准备,要求所 有服务人员思想重视、措施落实,保证宴会善始善终。

3.宴会布置

宴会布置分场景布置和台形布置。

(1)场景布置。中国的美食从来都讲究进餐环境的气氛和情调,因而在场景布置方面, 应根据宴会的性质和规格的高低来进行,要体现出既隆重、热列、美观大方,又具有我国 传统的民族特色。

举行隆重大型的正式宴会时,一般在宴会厅周围摆放盆景花草,或在主台后面用花坛、 画屏、大型青枝翠叶盆景装饰,以增加宴会的隆重盛大、热烈欢迎的气氛。

中餐宴会通常要求灯光明亮以示辉煌。但国宴和正式宴会则不要张灯结彩作过多的装 饰,而要突出严肃、庄重、大方的气氛。宴会厅的照明要有专人负责,宴会前必须认真检 查一切照明设备及线路,保证不发生事故。宴会期间要有人值班,一旦发生故障即刻组织 抢修。

国宴活动要在宴会厅的正面并列悬挂两国国旗,正式宴会应根据外交部规定决定是否 悬挂国旗。国旗的悬挂按国际惯例,以右为上左为下。由我国政府宴请来宾时,我国的国 旗挂左边,外国的国旗挂在右边。来访国举行答谢宴会时则相互调换位置。

宴会厅的室温要注意保持稳定,且与室外气温相适应。并根据当地政府有关空调温度 的限制规定调节好温度,一般而言,夏季温度控制在26°C左右,冬季温度控制在18°C左右。

(2)台形布置。台形布置不仅是事务性的工作,而且涉及到社交礼仪等问题。因此, 要根据宴会厅的形状、实用面积和宴会要求,按宴会台形布置的原则,即“中心第一、先 左后右、高远低近”来设计。

在布置中做到既要突出主台,又要排列整齐、间隔适当;既要方便宾客就餐,又要便 于服务员席间操作。通常宴会每桌占地面积标准为10〜12平方米,桌与桌之间距离为2米 以上。重大宴会的主通道要适当宽敞一些,同时铺上红地毯,突出主通道。

在台形布置中,还应注意到一些西方国家习惯于不突出主台,提倡不分主次台的做法。

酒吧台、礼品台、贵宾休息台等,要根据宴会的需要和宴会厅的具体情况灵活安排。

4.熟悉菜单

服务员应熟悉宴会菜单和主要菜点的风味特色,以做好上菜、派菜和回答宾客对菜点 提出询问的思想准备。同时,应了解每道菜点的服务程序,保证准确无误地进行上菜服务。

对于菜单,应做到:能准确说出每道菜的名称,能准确描述每道菜的风味特色,能准 确讲出每道菜的配菜和配食佐料,能准确知道每道菜的制作方法,能准确服务好每道菜肴。

5.铺好餐台

宴会开始前一小时,根据宴会餐别,按规格铺好餐具和台上用品。在副主位的桌边, 面向宴会厅的入口摆上台次卡,在每个餐位的水杯前立席卡,菜单放在正副主位餐碟的右 上侧。

同时,备好茶、饮料、香巾,上好调味品,将各类开餐用具摆放在固定的位置,保持 厅内的雅洁整齐。

6.物品准备

席上菜单每桌一至二份置于台面,重要宴会则人手一份。要求封面精美,字体规范, 可留作纪念。

根据菜单的服务要求,准备好各种银器、瓷器、玻璃器皿等餐酒具。要求每一道菜准 备一套餐碟或小汤碗。

根据菜肴的特色,准备好菜式跟搭配的佐料。

根据宴会通知单要求,备好鲜花、酒水、香烟、水果等物品。

7.摆设冷盘

大型宴会开始前15分钟左右摆上冷盘,然后斟预备酒。中小型宴会则视宾客情况而定。 摆设冷盘时,根据菜点的品种和数量,注意菜点色调的分布,荤素的搭配,菜形的正 反,刀口的顺逆,菜盘间的距离等,使摆台不仅是为宾客提供一个舒适的就餐地点和一套 必要的进餐用具,而且能给宾客以赏心悦目的艺术享受,为宴会增添隆重而又欢乐的气氛。

准备工作全部就绪后,宴会管理人员要作一次全面的检查。从台面服务、传菜人员等 分派是否合理,到餐具、饮料、酒水、水果是否齐备;从摆台是否符合规格,到各种用具 及调料是否备齐并略有盈余;从宴会厅的清洁卫生是否搞好,到餐酒具的消毒是否符合卫 生标准;从服务人员的个人卫生、仪表装束是否整洁,到照明、空调、音响系统能否正常 工作,都要一一进行仔细的检查,做到有备无患,保证宴会按时举行。


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