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选择会议场地要考虑哪些方面的问题

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

会议场地是会议的必要条件,一般来说,开会就要在一定的场地上进行。战争年代革 命队伍中曾出现过“飞行会议”,是指在队伍行进中传达和讨论问题,形成决议。当今时代, 随着科技的进步,网络会议应运而生,会议要解决的问题可通过计算机网络交流。但是, 在大多数情况下,会议仍然要借助于场地进行。

1.会场的选择

选择场地要考虑以下几个方面的问题:

(1) 场地的大小要能够容纳所有的与会人员。露天的会议与会者可以站立,或放置临时的座椅。室内的会议要有足够的座位,必要时还可在座椅前设置条桌。

(2) 会场的出入口要通畅。露天会场的出入口要有明显的标志,要考虑对周边交通的 影响。室内会场的出入口在开会期间不得关闭,门扇通常是往外开启。要考虑意外情况下 的疏散,根据会场大小和代表人数,会前可使用1〜2个入口,散会时出口可加倍。

(3) 会场所在地的交通要便利。会场要便于代表集中和疏散。场地周围的环境要安静, 不能有施工和交通的噪声干扰。室内的会场要具备通风和温度调节的设施。会场附近要有 卫生间,露天会场可搭建临时卫生间,并有醒目标志。中型以上的会议,场地附近还要有 停车场所。

(4) 会场上要有服务人员。露天会场周边要有专人佩带标志维持秩序,防止闲人混杂。 室内会场门口和场内要有服务人员守候、送水、管理音响设备等。

(5) 会场上要有必需的设备。会场上要有主席台或发言的讲台,有音响设备。有的会 议需要悬挂会标,有的还需要有电视、电话插转设备等。露天会场或临时借用会场,要有 条件进行布置或设备安装。

2.场地的使用

使用场地要注意以下事项:

(1)实地考察。使用会场前,会务人员要具体了解情况,做好准备。要亲临现场,察 看场地是否符合会议的各项要求,了解有关设备的运行情况,商谈有关场地服务、收费标 准等事宜。对不理想的地方提出改进的要求和标准,并在开会前再次查验落实。如果承办 单位处于异地,就只能通过电话了解情况,提出要求,但会务人员在会议开始前仍要亲临 现场查验。

(2)签订协议。使用会场前,会务人员要同场地所有单位签订有关协议或达成口头协 议,说明使用的时间、对会场的要求和付费方式。通常场地收费以半天为单位。使用宾馆、 饭店附设的会议室,可在会议结束后与餐饮住宿费用一并结算。

(3)爱护设施。会务人员要提醒与会人员注意爱护会场的各种设施,在有服务人员在 场的情况下,由他们负责开关、调控各种设备。同时,要注意保持场地的卫生。

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