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大型会议策划可是一个细活,要怎么做好呢

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

各种大型会议屡见不鲜、层出不穷,由于从人数、场地、规模都比较大,涉及的面也是比较广的,一般行业会议、会展、或者论坛,都会考虑请专业的会议会展策划公司,或者是活动策划公司来完成,因为会议会展是一项非常系统、繁杂而重要的项目,所以一般企业和个人是做不来的。长沙活动策划公司前期如何做好大型会议策划?


大型会议策划可是一个细活,要怎么做好呢?

会议场地选择

主办方在选择会议目的地时,心里都会都一个既定的目标性地点,而负责将目的地范围缩小的就是会议服务人员了,根据会议的性质以及要求、比如参会者可能在会议之后安排旅游节目、扩展运动等等。


场景的布局

1、摆台的类型,会议的摆台不能模板式的嵌套,比如同样的商务会议,根据主题、性质的差异,也会直接影响到会议摆台的安放,以及会场的布置,比如剧院式、课桌式、围桌式、长方型、鸡尾酒会式。

2、会议设备,会议摄像机、投影机等现代会议器材为会议的开启带来了极大的便利,并逐渐成为了会议活动中不可或缺的存在,在选择酒店会议厅之前,必须先行了解其是否能提供完备的会议器材,如果没有,另行租借是否方便,以免临时的需求而手忙脚乱。


会议活动细节

会中服务细节,提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。安排接待人员全天协助会务工作;会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务;向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务;提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务。


服务流程

预约服务
通过网站、微信、电话提交、收集需求
分析需求
会务员帮您获取信息,分析需求
沟通方案
会务专员沟通,设计方案到您微信
考察对比
会务员帮您考察、对比场地
确认付款
确认场地,签订付款
执行会务
会务专员准备,执行会务
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