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进行​会议策划时也需要明白赞助商的诉求

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

做会议策划,除了要做好会议效果,看老板的要求,还需要明白赞助商的诉求。如果赞助商不满意,不仅仅这一次会受到批评,也会影响会议策划团队在圈内的信誉,以后来赞助难度会加大。为此,长沙会务公司小编转载了张丹编译的中国会议文章“会议策划者,你得精准知道赞助商的诉求”,希望能够让大家学会如何了解赞助商的诉求。

  会议策划者与赞助商高质量的合作关系不仅可以帮助会议达到预期目标,还可以满足赞助商的利益需求,此外也会提高参会者的体验,满足了三方的诉求。如果掌握了它们三者之间微妙的利益关系,如何筹划到一个满意的赞助方案便不再是一个难题。

  灵活合作方式在首届迈阿密建筑论坛上,论坛创办者AnitaFuntek意识到,赞助商对于活动的成功与否起着至关重要的作用。虽在三天的活动中收获颇丰,吸引了南佛罗里达州众多有名的房地产经销商与开发商,参与者对论坛的评价也很高,但论坛前期的资金筹措却并不乐观。Funtek说:“对于任何活动的第一次举办来说,赞助商都会对投资效果心有余悸,因此赞助资金的筹集是一个大难题,我还了解到一些公司会有一个不成文的规定,不为举办五年以下的活动提供赞助。”

  了解到这些后,当Funtek联系潜在的赞助商时,不会直接跟他们去讨论合作将会带来多少收益的问题,而是帮助他们在论坛中创造更多的发展机会,这样便大大提高了他们的积极性。赞助商只有找到参与的价值,才会乐于为任何活动的首次举办提供赞助。

  Funtek终于找到了愿意合作的对象梅西百货公司,但对方提出愿意提供支持,却不想赞助资金。

  因为赞助资金需通过企业流程审批。Funtek并没有气馁,而是与梅西百货公司达成了进一步的合作协议。最终梅西百货公司的连锁百货商店同意为论坛提供礼品袋,礼品袋中装有免费皮肤护理的宣传单与男士古龙香水试用装。每一位参加论坛的人都可以获得这样一个礼品袋,这使得参会者在刚踏入会场时就参与到活动中,并对梅西百货公司起到了很好的宣传作用。Funtek说:“但这种合作关系就需要主办方与公司对接,并要对合作方式灵活应对。”

  平衡多方利益关系

  Funtek的经验可以推广到会议策划中:在有竞争力的市场中要想获得良好的合作关系需要把握好各个利益团体的平衡。若只仅仅取悦于赞助商,过度的促销信息也许会影响参会者的积极性;若只顾满足参会者需求,就有可能会错过一个对自己非常有利的赞助商。随着会议投资回报率需求的不断上升,会议专业人士也在不断探求如何平衡好与赞助商的关系。他们认为与赞助商保持紧密合作关系的同时,了解参会者需求,并策划一个有创意的赞助项目对双方都有益。

  总部位于圣地亚哥的Seaver营销集团创始人兼董事长Ron Seaver说:“策划者的使命就是兜售金点子。”Seaver集团连续20年组织了国家体育论坛,每届论坛上都会有超过1000家的体育用品商参与讨论赞助与商业发展相关的问题。他说,高质量的赞助合作往往只需协调好赞助商、主办方、与参会者三个主要的利益团体的需求。

  今天的会议活动不再仅仅只是为了自己的活动所需经费找到“买家”,而是要给赞助商创造可以满足自身利益需要或实现某种营销的渠道。一定要站在赞助商的角度思考问题,因为不同的赞助商利益需求不同,只有找准需求才能对症下药,找到根源。

  有些赞助商也许只是想在合作过程中找到一些决策支持;有些赞助商也许想通过赞助大力宣传自己的品牌,从而确立自己在业界内的主导地位。千万不可以笼统地认为每位赞助商的需求都是相同的,要学会询问他们的需求,并耐心听取他们的要求。

  以Seaver为明年国家体育论坛筹备为例。他想要与长期保持合作的赞助商Daktronics公司建立一种除了冠名以外的新的合作方式。Daktronics是一家主要生产电子看板与记分牌的公司,此次与Seaver合作的目的是想要宣传一下他们的新便携式记分牌给参会者,同时也想在参会者与运动器材采购商中树立品牌形象,如果一旦被认可,便可带来上百万的收入。Seaver接受了Daktronics公司的要求,从线上和线下全面“武装”。他们将会议的平台变成了Daktronics品牌的大舞台。会场中所有的侧屏幕都被新型的便携式计分板所代替。在论坛官网上,还有用Daktronics公司产品设计的活动开幕倒计时。这种赞助策划,近乎完美地满足了合作双方的需求。虽然现在有些赞助商的特定需求在不断增多,但会议策划者对此应保持接纳的心态,先了解清楚对方的意图,而不要直接给对方设定好规则。

  参会者体验注重实用

  在满足赞助商利益需求的同时也不要忽略了参会者的诉求。不仅要了解参会者数量,还要认真思考该如何通过创造愉快的参会体验来满足参会者的需求。例如,可以为参会者提供赞助商品牌的手机加油站,不仅方便了参会者,还对赞助商起到了宣传的作用。如果赞助商是一家汽车公司,可以与他们协商为会议活动提供摆渡车,方便参会者在会议中心内参会。

  在制定赞助商计划时,实用性也很重要。通过让赞助商提供会议服务用品的方式来提高参会者的参会体验,如会议用品、WiFi等。任何可以提高参会体验的设施都是获取赞助的渠道。

  虽然在会议策划过程中,满足赞助商与参会者的需求很重要,但最终各种合作关系的建立都要便于策净推荐值(Net Promoter Score,NPS) 净推荐值(NPS)又称净促进者得分,是一种计量某个客户将会向其他人推荐某个企业或服务可能性的指数。它是最流行的顾客忠诚度分析指标,专注于顾客口碑如何影响企业成长。通过密切跟踪净推荐值,企业可以让自己更加成功。划者完成会议目标。在与赞助商谋求合作时要切记,不可只以获取赞助为目的,不要因为过度追求赞助而增加了自己的工作难度。

  所有合作管理的进行都是在帮助策划者更好的服务于参会者。公司之所以愿意提供赞助,往往都是想要获取你的参会者资源,所以参会者数量越多,赞助商的赞助意愿就越强烈。


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